الإبلاغ عن الممارسات المخالفة

ينبغي على مُقدم الشكوى أو البلاغ مراعاة ما يأتي:

• تحري الصدق والدقة، وتقديم البلاغ استناداً إلى اعتقاد معقول بصحة مضمونه، وتجنب الشائعات أو الادعاءات التي يعلم بعدم صحتها.
• تقديم ما يتوافر لديه من تفاصيل عن الواقعة، بما في ذلك تاريخها والأشخاص أو الجهات ذات الصلة بها.
• إرفاق ما يتوافر من مستندات أو أدلة تم الحصول عليها بطريقة مشروعة.
• التعاون، قدر الإمكان، مع طلبات استكمال المعلومات وإجراءات الفحص والتحقيق.
• المحافظة على سرية البلاغ وعدم تداوله بما قد يضر بسلامة الفحص أو التحقيق أو بحقوق الأشخاص المعنيين، دون إخلال بحقه في التواصل مع الجهات المختصة وفقاً للأنظمة.
• يفضل أن يوضح مُقدم البلاغ اسمه وبيانات التواصل معه؛ لتمكين الجهة المختصة من طلب معلومات إضافية وإبلاغه بما يجوز الإفصاح عنه فيما يخص البلاغ. ويجوز تقديم البلاغ دون الإفصاح عن الهوية، ولا يحول ذلك دون فحصه واتخاذ الإجراء المناسب بشأنه متى اشتمل على معلومات أو قرائن كافية، مع مراعاة أن عدم توفر بيانات التواصل قد يحد من إمكانية استكمال المعلومات أو تطبيق بعض تدابير الحماية أو إبلاغ مُقدم البلاغ بمآله. ويخضع من يثبت تعمده تقديم بلاغ كيدي للإجراءات النظامية أو التأديبية المناسبة، دون إخلال بحق المتضرر في المطالبة بحقوقه، ولا يُعد عدم ثبوت البلاغ وحده دليلاً على كيديته.

يمكن تقديم الشكوى أو البلاغ من خلال القنوات الآتية:

• تتولى إدارة الحوكمة والشؤون القانونية استلام البلاغات وتسجيلها وإحالتها إلى رئيس لجنة المراجعة أو من يفوضه من أعضاء اللجنة، تحت إشراف لجنة المراجعة، ودون أن يترتب على ذلك انتقال اختصاص اللجنة أو مسؤوليتها إلى الإدارة، وذلك عبر البريد الإلكتروني hotline@thimar.com.sa أو رقم الجوال 0545921499

تُراعى المسارات الآتية عند وجود تعارض في المصالح:

• إذا كان البلاغ متعلقاً بإدارة الحوكمة والشؤون القانونية أو بأحد منسوبيها، فيُقدم مباشرة إلى رئيس لجنة المراجعة أو أحد أعضائها المستقلين.
• إذا كان البلاغ متعلقاً بأحد أعضاء لجنة المراجعة، يمتنع العضو المعني عن الاطلاع عليه أو المشاركة في أي إجراء أو قرار يتعلق به، ويتولى رئيس اللجنة وبقية الأعضاء غير ذوي المصلحة معالجته.
• إذا كان البلاغ متعلقاً برئيس لجنة المراجعة أو بأغلبية أعضائها، فيُحال مباشرة إلى رئيس مجلس الإدارة؛ لعرضه على أعضاء المجلس غير ذوي المصلحة وتحديد جهة مستقلة لفحصه أو التحقيق فيه.
• إذا كان البلاغ متعلقاً برئيس مجلس الإدارة، فيُحال إلى نائب رئيس المجلس، أو إلى عضو مجلس مستقل يختاره الأعضاء غير ذوي المصلحة، لتحديد جهة مستقلة تتولى فحصه أو التحقيق فيه.
• وفي جميع الحالات، يُحظر إشراك أي شخص له مصلحة أو صلة بموضوع البلاغ في استلامه، أو تسجيله، أو فحصه، أو التحقيق فيه أو اتخاذ القرار بشأنه، باستثناء ما يلزم لسماع أقواله أو تمكينه من الرد وفقاً لمقتضيات العدالة وسلامة التحقيق.

تُعالج الشكاوى والبلاغات تحت إشراف لجنة المراجعة، أو الجهة البديلة المختصة عند وجود تعارض مصالح، وفق إجراءات تكفل تسجيل البلاغ وفحصه والتحقق من جديته وكفاية معلوماته، واتخاذ القرار المناسب بشأن حفظه، أو طلب استكماله، أو فتح تحقيق مستقل، أو إحالته إلى الجهة المختصة داخل الشركة أو خارجها.

ويُشعر مُقدم البلاغ باستلامه، وبما يجوز الإفصاح عنه من مآله، متى كانت بيانات التواصل متاحة، دون الكشف عن معلومات سرية أو الإضرار بحقوق الغير أو سلامة إجراءات الفحص والتحقيق.

ولا تخل المعالجة الداخلية للبلاغ بواجب الإبلاغ أو الإحالة إلى الجهات الرقابية أو القضائية أو جهات التحقيق متى كان ذلك واجباً نظاماً أو قررته الجهة المختصة في الشركة.